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Quando la lingua fallisce
Immaginate la scena. È sabato mattina, il profumo del caffè invade la cucina mentre la moka borbotta. Vostra madre apre la cassetta della posta, legge due righe e sospira: “Ma perché devono sempre scrivere così complicato?”.
Sulla carta, un messaggio freddo e distaccato: “Si comunica che l’utenza è onerata della presentazione dell’istanza presso lo sportello competente”. Traduzione per noi umani: “Vieni in ufficio e portaci il modulo”.
Il paradosso del burocratese
Spesso aziende, professionisti o enti pubblici usano parole complicate per timore reverenziale: la paura di sembrare poco autorevoli.
È un retaggio ereditato dal passato. Ci si concentra sulla forma solenne, dimenticando che se il destinatario non capisce, il messaggio fallisce.
In un’epoca in cui l’intelligenza artificiale può generare fiumi di testo in un secondo, ricevere un messaggio freddo e astruso ci fa sentire un numero, non una persona.
Ricordiamocelo, la chiarezza non è una scorciatoia. È una forma di rispetto per il tempo altrui.
I “nemici” della chiarezza: i 3 errori da evitare
Per farci capire quando scriviamo, la regola d’oro è quasi sempre togliere, non aggiungere. Ecco i tre scivoloni che trasformano un messaggio utile in un rompicapo:
- L’abuso di acronimi non spiegati: scrivere “Inviare il modulo tramite PEC al RUP” dà per scontato che tutti sappiano chi è il Responsabile Unico del Procedimento. Se chi legge deve aprire Google per decifrare la tua mail, hai già perso la sua attenzione.
- L’impersonale che gela il sangue: frasi come “Si rende noto che si è proceduto alla delibera” creano un muro tra chi scrive e chi legge, eliminando ogni traccia di responsabilità e calore umano.
- La mania dei sostantivi: trasformare verbi semplici in nomi astratti. Invece di un chiaro “Dobbiamo decidere”, si scrive “Occorre procedere alla determinazione”. Il risultato? Una frase pesante che sa di rigida burocrazia.
Gentilezza non significa usare il “Lei”
Esiste un falso mito: l’idea che scrivere in modo semplice sia sinonimo di maleducazione o eccessiva confidenza. La verità? È l’esatto opposto. Essere chiari non significa essere banali, perché la chiarezza è la forma più alta di cortesia.
Usare un linguaggio chiaro significa dire al tuo interlocutore: “Il tuo tempo è prezioso e voglio che tu capisca subito come posso aiutarti”.
La vera autorevolezza non si nasconde dietro a paroloni. Si vede nella capacità di farsi capire da chiunque, dal CFO al signore della porta accanto.
Dalla burocrazia all’empatia
Ecco come cambia la percezione di una marca o di un ente quando applichiamo i criteri della chiarezza.
- Il punto di partenza (il muro): “Si comunica che il servizio sarà sospeso per lavori”.
- La soluzione (l’alleato): “Domani il servizio è sospeso per manutenzione: stiamo lavorando per renderlo più efficiente per te”.
Passare dal freddo “si comunica” all’empatico “stiamo lavorando” è un vero cambio di mentalità: significa smettere di parlare a un pubblico senza volto e mettere la persona al centro.
Il “test” finale
La prossima volta che scrivi una mail, un vademecum, un avviso, o un post, fai un test prima di inviarlo.
Leggi lo scritto ad alta voce e chiediti: mia madre (o mio padre, mio nonno, ecc.) lo capirebbe al volo? Se la risposta è no, se suona freddo come un robot o se serve un vocabolario per decifrarlo, fermati e cancella tutto.
La vera competenza non sta nelle parole che complicano, ma in quelle che orientano e costruiscono fiducia.
In un mondo dominato dagli algoritmi, la chiarezza è il regalo più grande che possiamo fare a chi ci circonda.
La tua comunicazione parla davvero alle persone?
Noi di Creeo Studio trasformiamo il burocratese in messaggi che arrivano al cuore (e alla testa) del tuo pubblico. Aiutiamo aziende e professionisti a trovare una voce di brand chiara, umana e capace di generare fiducia.
Scrivici per una consulenza: rendiamo insieme la tua comunicazione un ponte, non un muro.
Appuntamento al prossimo capitolo di Alleanza Digitale, a cura di Creeo Studio.
