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Secondo una recente indagine condotta da ActivTrak su oltre 30.000 lavoratori di 17 Paesi, i quasi due terzi degli intervistati prenderebbero in considerazione l’idea di cercare un nuovo lavoro se dovessero tornare in azienda a tempo pieno. Per soddisfare questa nuova ed evidente richiesta di flessibilità, molte aziende stanno valutando nuove modalità di lavoro che non pregiudichino però il raggiungimento degli obiettivi aziendali. La vera sfida riguarda allora come misurare e tracciare le prestazioni non più svolte di persona durante il normale orario di lavoro.

La priorità diventa, quindi, ripensare l’organizzazione in azienda per garantire efficacia e risultati di qualità.

 

Stabilisci il modello di flessibilità

Per prima cosa, inizia con l’implementare il livello di flessibilità più adatto alla tua azienda. La ricerca ha identificato 4 tipi di flessibilità:

  • universale: i giorni in ufficio e in remoto sono fissi in tutta l’azienda;
  • variabile: le giornate vengono gestite a livello di reparti in modo diversificato;
  • personalizzata: i singoli lavoratori stabiliscono i propri orari e li rispettano;
  • fluida: le persone lavorano dove e quando vogliono.

Dopo avere stabilito con chiarezza il tipo di flessibilità seguendo uno dei quattro modelli, sposta l’attenzione sulla comprensione del modo in cui i collaboratori lavorano all’interno di questo schema e su cosa sia necessario fare per supportarli efficacemente in questo nuovo contesto flessibile.

Persone diverse hanno esigenze diverse

Questo sforzo comincia dal riconoscere che tutti hanno bisogno di buone capacità di visione sul lavoro quotidiano per svolgere efficacemente il proprio lavoro, ma il tipo di capacità richiesta varia in modo significativo. Cerca di evitare soluzioni generalizzate che potrebbero essere percepite come eccessive o poco accomodanti per le varie persone coinvolte, erodendo così la fiducia. Le richieste specifiche variano da un’azienda all’altra, mentre manifestano esigenze comuni:

  • i dirigenti, hanno bisogno di una visibilità più ampia che garantisca loro di poter sostenere la produttività dei team e dei singoli, aiutandoli a risolvere problemi come le distrazioni, la fatica della collaborazione, le routine quotidiane e le pause. Sono, inoltre, responsabili della formazione, dell’adattamento delle capacità e delle competenze dei dipendenti alle mansioni e ai ruoli indicati. Per far emergere le esigenze più impellenti, è necessario che garantiscano continuità (piuttosto che affidarsi esclusivamente a incontri individuali bisettimanali o mensili) insieme a una visione approfondita del lavoro dei dipendenti;
  • i collaboratori, hanno necessità messe in discussione dal passaggio al lavoro flessibile. Negli uffici, ad esempio, i dipendenti si basano su segnali personali, come il linguaggio del corpo o l’utilizzo delle cuffie: per capire se qualcuno è occupato o può essere interrotto. Chi lavora da casa perde questi segnali, il che rende le persone molto più propense a disturbarsi involontariamente e a perdere opportunità di collaborazione. I dati sui tempi di attenzione e sulle preferenze di orario dei colleghi possono aiutare i dipendenti a comunicare e a lavorare insieme in modo più efficace.

Individuato il tipo di flessibilità e gestione necessarie, puoi procedere a ritroso per determinare i dati da raccogliere. Meglio comprendere i fattori che rallentano la produttività, come la stanchezza e le distrazioni, oppure capire perché c’è disallineamento nei progetti? O ancora, meglio concentrarsi sulla raccolta dei dati sul tempo di lavoro totale, oppure sul numero di cambi di contesto e sull’utilizzo degli strumenti di collaborazione? Meglio focalizzarsi su un approccio che consenta di raccogliere solo le informazioni necessarie per poter lavorare in modo efficace senza pregiudicare la fiducia, invadere la privacy o, peggio ancora, ostacolare la produttività.

 

Progetta con cura i sistemi di misurazione 

Progettare sistemi di misurazione efficaci è complesso. I dati hanno il potenziale per essere utili e produrre informazioni rilevanti e attuabili, ma senza il giusto approccio possono anche essere eccessivi e persino fuorvianti.

Una misurazione intelligente è essenziale per comprendere l’impatto della flessibilità: identifica, quindi, i nuovi indicatori di performance che saranno rilevanti e utili per la tua azienda e concentra tutti gli sforzi su quelli.

Per esempio, in Creeo Studio lavoriamo secondo il modello della flessibilità variabile. Siamo coordinati ogni giorno da un Project Manager che gestisce tutte le nostre risorse interne, sia da remoto sia dall’ufficio.

Lavoriamo su compiti assegnati attraverso uno strumento condiviso, grazie al quale riceviamo notifiche di scadenze, richieste e commenti sui progetti. Allo stesso modo, ognuno di noi gestisce il proprio lavoro quotidiano in modo autonomo e responsabile. 

Attraverso strumenti collaborativi come la Google Suite, utilizzata da tutto il team, siamo sempre consapevoli di quando i nostri colleghi sono disponibili o, al contrario, impegnati in appuntamenti, oppure hanno chiesto di non essere disturbati per dei propri “momenti di concentrazione” (il cosiddetto focus time). Infine,  il software restituisce un report settimanale in cui riporta il tempo trascorso in riunioni, o suddiviso in altre attività.
Può sembrare banale, ma è molto utile per rendersi conto della realtà dei fatti e valutare, di conseguenza, cambiamenti o accorgimenti nel flusso di lavoro.

La fiducia è la base

Come durante ogni periodo di cambiamento, lo sviluppo e il mantenimento della fiducia reciproca sono caratteristiche indispensabili per poter raggiungere una nuova stabilità. Senza un livello minimo di trasparenza, accesso e azioni guidate dai dati, il rischio è di minare la fiducia dei collaboratori. In questa tabella proviamo ad incrociare capacità e approcci richiesti a dirigenti e collaboratori:

In conclusione, riteniamo che i dirigenti debbano ampliare la loro capacità di visione e misurazione mentre ai collaboratori è richiesta una più ampia flessibilità e autonomia: il tutto senza andare a scalfire la reciproca fiducia.

Una grande sfida che, ne siamo certi, è indispensabile gestire al meglio per proiettarsi nei modelli futuri di gestione aziendale, sempre più orientati all’efficacia a discapito dell’efficienza.


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Vuoi approfondire questo tema? Visita il nostro Blog e leggi l’articolo dedicato al lavoro AGILE. Appuntamento al prossimo mese con Alleanza Digitale a cura di Creeo Studio.

 

FONTI

Articolo tratto e liberamente riadattato da Harvard Business Review (Settembre 2022) scritto da Gabriela Mauch.
Gabriela dirige il Productivity Lab di ActivTrak, un team di studiosi del posto di lavoro, del capitale umano e dei dati che esamina come le tendenze dei dati possano contribuire a migliorare il futuro del lavoro. Gabriela porta ad ActivTrak oltre un decennio di esperienza sia nella consulenza sia nelle aziende, tra cui McDonald’s, KPMG e McKinsey & Company.