Comunicare un evento alla città: il caso TEDxLecco

Prima di tutto, cos’è TEDxLecco?

Un breve contesto per capire meglio il lavoro fatto

TED, acronimo di Technology, Education and Design, è un’organizzazione non-profit fondata nel 1984 in California e si occupa principalmente di organizzare conferenze, tra cui quella annuale a Vancouver, dove alcuni dei pensatori più influenti al mondo condividono interventi di massimo 18 minuti.

Nel corso degli anni, il palco di TED ha ospitato personalità come Bill Gates, Papa Francesco, Elon Musk, Philippe Starck, Isabel Allende e Bono Vox.

Nel 2009, nacque il marchio TEDx, che permette a chiunque di ottenere la licenza per organizzare eventi locali ispirati al formato TED.

Numerose conferenze in tutto il mondo sono state organizzate grazie al marchio TEDx, alimentando così la diffusione del concetto fondamentale di TED: le idee che meritano di essere diffuse (ideas worth spreading).

E Creeo Studio? Qual è stato il suo ruolo in TEDxLecco?

Il TEDx non era ancora stato organizzato a Lecco fino a novembre 2023, quando un gruppo di volontari ha portato l’evento nella nostra città. È stata un’idea magnifica che, dopo un anno di preparazione e il coinvolgimento di circa 30 volontari, si è trasformata in un evento di qualità.

Come professionisti appassionati di innovazione, non abbiamo potuto resistere all’opportunità di contribuire a questo progetto di valore per la nostra città. Un team di Creeo Studio ha partecipato volontariamente all’organizzazione dell’evento, partecipando alla definizione dell’idea creativa ed alla realizzazione di tutta la comunicazione.

Ma concentriamoci su uno degli aspetti chiave: l’approccio strategico alla comunicazione.

Il punto di partenza: ascoltare, approfondire e prepararsi

Assumere l’approccio giusto è fondamentale. Come quando ci si trova a comunicare con qualcuno che parla una lingua diversa, la chiave per una comunicazione efficace consiste nel comprendere e parlare la lingua dell’altro. 

Abbiamo partecipato attivamente ai tavoli di discussione dei volontari per ascoltare le loro idee, comprendere i loro valori e adottare le loro esigenze come nostre.

Abbiamo deciso di trattare TEDxLecco come se fosse un vero cliente e abbiamo applicato il metodo migliore per raccontare il progetto alla cittadinanza:

1. ascoltare la lingua di TEDxLecco per impararla e parlarla. Abbiamo prima ascoltato e poi assorbito le idee dei volontari fino ad entrare in simbiosi con le loro esigenze.
2. approfondire le tematiche delle quali si voleva parlare all’interno dell’evento. Il tema cardine “il conflitto evolutivo” è stato analizzato, ampliato e compreso come metterlo in relazione con gli aspetti della vita quotidiana, immaginando le sfaccettature più interessanti. 
3. prepararsi studiando la città, cercando le opportunità migliori che offriva per raccontare TEDxLecco e creando relazioni per amplificare il messaggio.

Ascoltare, approfondire e prepararsi consente di individuare il modo migliore per comunicare il tema dell’evento, che non era di certo tra i più semplici: il conflitto come cardine dell’evoluzione individuale e collettiva.

Si aprono le danze. Al via la progettazione!

Raccolte le informazioni e compresa l’essenza del progetto, è stato possibile dedicarsi alla forma attraverso la quale rendere tutto visibile al pubblico. 

Vediamo i principali aspetti della progettazione.

1. La pianificazione: il team, le tempistiche e il budget
   L’organizzazione di un evento comporta una caratteristica fondamentale: la data di svolgimento è fissa! Una volta selezionato il ‘giorno X’, è necessario organizzare tutto di conseguenza.
   Che cosa è peggio? Accorgersi che le persone non sono disponibili, ritrovarsi in ritardo o rendersi conto che il budget si è esaurito?
   Direi molto meglio evitare e dedicarsi ad un’ottima pianificazione!
2. La strategia: gli obiettivi, cosa dire, attraverso quali strumenti
   Abbiamo ben chiari il punto di partenza e il punto di arrivo; ora dobbiamo identificare la strada che ci condurrà al nostro obiettivo.
   È importante definire degli obiettivi misurabili, da verificare dopo l’evento, oltre a definire come vogliamo comunicare ai potenziali partecipanti e quali strumenti utilizzare.
3. La creatività: il nome, il logo ed il visual
   Si parte dalla creazione degli elementi che hanno l’arduo compito di sintetizzare i valori da rendere visibili all’esterno:
   – Il nome: un elemento essenziale senza il quale non sarebbe possibile nemmeno discutere dell’evento.
   – Il logo: una rappresentazione visiva del nome.
   – Il visual: il logo da solo non è sufficiente per raccontare in modo completo l’evento; è quindi necessario definire altre linee guida, come la tipografia, i colori e lo stile delle immagini.

Le colonne portanti sono al loro posto e ora possiamo costruire i singoli strumenti

La pianificazione, la strategia e la creatività sono tre momenti cruciali del processo di progettazione e gettano le basi per riuscire a lavorare serenamente e con una direzione chiara verso gli strumenti che si sono scelti:

1. il materiale presso l’evento come i pannelli informativi in teatro, le bandiere, la borsa con i materiali degli sponsor, i video di introduzione degli speaker;
2. la comunicazione sul territorio che include affissioni e locandine disponibili presso i punti vendita;
3. i social network come Facebook, Instagram e LinkedIn;
4. il sito internet per raccontare come sarà strutturato l’evento e presentare gli speaker;
5. le attività di ufficio stampa volte a coinvolgere le testate editoriali del territorio.

Prima, durante e dopo l’evento!
Si comunica sempre anche se con obiettivi diversi

Ad eccezion fatta per quanto riguarda gli aspetti creativi, che garantiscono la riconoscibilità dell’evento nel tempo, la strategia e i singoli strumenti di comunicazione variano lungo le tre fasi principali che caratterizzano la vita di un evento: i mesi che lo precedono, le giornate a ridosso e il periodo che segue.

Ogni fase ha un obiettivo differente, che possiamo così riassumere:

1. prima: svelare, un passo alla volta, le caratteristiche dell’evento così da alimentare la curiosità e far crescere la voglia di partecipare;
2. durante: trasmettere l’energia e l’esperienza unica dell’evento;
3. dopo: mantenere viva l’attenzione del pubblico, raccontando in modo più disteso il lavoro svolto e condividendo una selezione di contenuti.
   

Comunicare un evento come TEDxLecco è stato così appassionante e gratificante per tutto il team, che non vediamo l’ora di lavorare alla seconda edizione! D’altronde in Creeo Studio, non ci si annoia mai!

Vuoi approfondire? 

Scopri i progetti di Creeo Studio sul nostro blog e contattaci per una consulenza dedicata.

Appuntamento al prossimo articolo con Alleanza Digitale a cura di Creeo Studio.

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