Alleanza Digitale. Come misurare i progetti: Henry Gantt vs Taiichi Ohno

Quante volte ti è capitato di sentire parlare di diagramma di Gantt per misurare il tuo progetto? Quante volte hai chiesto che ti venisse fornito “un Gantt” per avere sott’occhio la linea temporale delle tue attività? Non è tutto oro quello che luccica!

I diagrammi di Gantt spesso vengono disattesi e non solo per colpa del fornitore, ma perché l’obiettivo del tuo progetto è tutto fuorché chiaro. Hai mai pensato di affidarti ad una Kanban Board? Se non sai qual è la differenza, te lo spieghiamo con due esempi tratti dalla storia del project management.

Henry ti presento Taiichi

Henry Laurence Gantt nasce il 20 maggio 1861 a Montclair, una località del New Jersey. Diventa ingegnere meccanico e consulente gestionale e lavora come insegnante e come disegnatore. Fino al 1893 è impegnato nel campo del management scientifico presso una delle più importanti acciaierie statunitensi in Pennsylvania. Si occupa anche della costruzione delle navi militari durante la Prima Guerra Mondiale collaborando con il governo americano. Nell’ultima parte della sua carriera elabora sistemi per la misurazione dell’efficienza e della produttività dei lavoratori, mettendo a punto il suo diagramma che lo renderà famoso fino ai giorni nostri, prima di morire nel 1919, sempre a Montclair, negli Stati Uniti.

Taiichi Ohno nasce in Giappone, a Dalian, il 29 febbraio 1912 e muore a Toyota (città che deve il nome alla fabbrica di automobili, un tempo nota come Koromo) nel distretto di Aichi, il 28 maggio 1990. Ohno è un ingegnere specializzato in meccanica e all’inizio un semplice dipendente della fabbrica di telai. Tuttavia, nel 1939, passa al settore automobilistico, dove fa carriera fino a diventare membro del consiglio esecutivo della Toyota Enterprise. È considerato il padre del sistema di produzione attuato dall’azienda automobilistica, noto anche come produzione snella. Il sistema ideato da Ohno è basato sulla tecnica di produzione just-in-time. Come per il diagramma di Gantt, anche la sua Kanban Board è uno strumento visivo che serve a misurare l’andamento del progetto e ne evidenzia lo stato di salute.

Entrambi non sono solo strumenti di misurazione ma, in maniera altrettanto efficace, di comunicazione.

Diagramma contro Lavagna: chi vince?

New York, al secondo piano dell’Empire State Building si trova il museo dedicato allo storico edificio. Gli spazi espositivi sono pensati per fornire ai visitatori una lettura storica, artistica ed emotiva, e per regalare un’esperienza completa.

Per capire la sfida che portò alla realizzazione dell’Empire State Building bisogna sapere che questa metropoli, nei primi anni del XX, visse una grande esplosione demografica che la portò a raggiungere i dieci milioni di abitanti. Grazie alle condizioni geologiche favorevoli dell’isola di Manhattan, tra il 1908 e il 1974 New York divenne il luogo dove vennero realizzati i grattacieli più alti del mondo, per dare modo alla popolazione di occupare spazio “verticale”, anzichè affollare le strade.

È curioso scoprire che, prima del disastro dello Zeppelin del 1937, l’Empire State Building doveva ospitare all’ultimo piano una stazione per dirigibili!

Fra le foto d’epoca e le miniature all’interno del museo, c’è una teca che contiene il Santo Graal di tutti i project manager: il diagramma di Gantt del progetto per la costruzione dell’Empire State Building, strutturato come tutti gli altri Gantt degli anni a venire. Sull’asse delle ascisse troviamo le date di inizio e di fine di ogni singola attività mentre, sull’asse delle ordinate, si trova l’elenco delle attività e di chi le dovrà svolgere. 

È commovente, per un capo progetto dell’era moderna, vedere che lo strumento di misurazione di un’opera storica tanto imponente è lo stesso che si usa ancora ai giorni nostri.

Ma ti sei mai chiestə se ancora oggi e in tutti i progetti è proprio lo strumento giusto?

Nel 1989 in Giappone, in occasione del 50° anniversario della nascita, è stato inaugurato il Toyota Museum, dedicato alla celebre casa automobilistica. La Toyota ha voluto celebrare questo momento speciale aprendo le porte al pubblico e mostrando con orgoglio la propria storia e i migliori modelli della casa automobilistica. Il percorso di visita si sviluppa in ordine cronologico partendo dagli albori della fabbrica, quando prima di produrre auto era impegnata nella realizzazione di macchinari per l’industria tessile.

La fabbrica, nel corso degli anni, si è evoluta e ha prosperato grazie al suo innovativo sistema produttivo che oggi conosciamo come Kanban (letteralmente “cartello” o “insegna”).

Una grande lavagna divisa in tre parti indica, nel primo settore, quali pezzi sono pronti da montare sugli appositi macchinari. Nella colonna centrale sono indicati quali e quanti componenti sono già al lavoro dentro le macchine e, nel terzo e ultimo settore, quali pezzi non si trovano più a magazzino perché già montati dagli operai. In questo modo il capo progetto della Toyota ha sotto controllo visivamente di quali pezzi deve rifornire la linea produttiva perché non si fermi.

Il Kanban indica, dunque, il tipo di materiale usato per una lavorazione e, una volta vuotato un contenitore, esso viene fornito nuovamente. Il flusso in tempo reale dell’approvvigionamento evita le giacenze in magazzino (componenti che avanzano) e scongiura il fermo dei macchinari (componenti che mancano). Toyota è una tra le aziende che maggiormente ha utilizzato il Kanban e ne ha fatto la chiave di volta del suo sistema produttivo industriale di successo. I presupposti per l’utilizzo del Kanban sono la produzione ripetitiva e la standardizzazione dei contenitori di trasferimento dei materiali.

A te la scelta

Il tuo progetto è di lunga durata oppure è breve, ma reiterato? Hai bisogno di procedere step-by-step e conquistare la cima un gradino alla volta senza doverti voltare indietro oppure vuoi seguire in tempo reale l’andamento dello sviluppo del tuo prodotto?

Rispetto alle squadre di manovali che hanno costruito l’Empire State Building o ai meccanici che assemblavano automobili alla velocità della luce, tu hai un grosso vantaggio. Sei nato nell’era dell’informatica e, fortunatamente per te e per il tuo business, disponi di mezzi più snelli e di strumenti di misurazione più moderni per tenere sotto controllo la situazione.

La domanda che devi porti prima di iniziare un progetto e affidarti ad un team di esperti è soltanto una: è chiaro il risultato che voglio ottenere oppure preferisco valutare l’obiettivo in corso d’opera?

A seconda della risposta, esiste uno strumento di misurazione e un approccio dedicato.

• Se lo scopo del tuo progetto è chiaro, i requisiti sono descritti fino all’ultimo dettaglio e gli accordi con i fornitori non lasciano dubbi, allora puoi affidarti al diagramma di Gantt, disegnando su di una linea temporale le attività che concorrono alla buona riuscita del tuo progetto.
  Non puoi tornare indietro però, una volta fatto un passo dovrai proseguire verso la mèta.
• Se il tuo obiettivo è comunque chiaro, ma hai qualche dubbio sulla forma, sul risultato finale, oppure vuoi lasciarti un po’ di spazio di manovra, allora è meglio se ragioni con i “contenitori” della Kanban Board.
  Scegli una lista di attività e spostale dalla prima colonna (da fare) alla seconda colonna (in corso). Quando hai completato questa prima tranche di attività, guardati indietro: il lavoro ti soddisfa o preferisci riportare le attività nella prima colonna del Kanban, ri-eseguendole per capire se il risultato ti soddisfa maggiormente?
  Ricordati, però, che il tempo è denaro e non potrai ripetere questo ciclo all’infinito, prima o poi dovrai prendere una decisione e accettare un risultato.

Per sommi capi, hai capito che ci sono due modi di affrontare un progetto. Uno è il metodo STANDARD o PREDITTIVO (detto anche WATERFALL) che prevede una serie di attività a cascata, più o meno dipendenti l’una dall’altra, che non possono essere ri-eseguite. Il secondo è il metodo AGILE (detto anche ROLLING WAVE) che ti consente, entro certi limiti di tempo e di costi, di rieseguire per successive ondate alcuni passaggi fino a che il risultato non ti soddisfa.

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Vuoi approfondire questo tema? È in uscita un nuovo articolo sul nostro Blog che racconta come approcciare un progetto per capire qual è il metodo di lavoro che fa per te.

Appuntamento al prossimo mese con Alleanza Digitale a cura di Creeo Studio.